Elektronske mape in elektronski arhiv?

Podjetje Genis, vodilni proizvajalec informacijskih rešitev za elektronsko poslovanje podjetij, ustanov in javne uprave, je na nedavnem 16. Kongresu tajnic in poslovnih sekretarjev izvedlo anketo o uporabi dokumentnih sistemov in elektronskega arhiva. Anketa, v kateri je sodelovalo 209 predstavnikov iz majhnih, srednjih in velikih slovenskih podjetij ter javnih ustanov, je pokazala, da kljub razmeroma pogosti uporabi dokumentnih sistemov podjetja še nimajo urejene poslovne dokumentacije z elektronskimi mapami in elektronskim arhivom.

Genisova anketa je obravnavala razširjenost dokumentnih sistemov ter potrebe po informacijskih rešitvah za elektronsko poslovanje pri administrativnih postopkih. V 48 odstotkih podjetij že uporabljajo dokumentni sistem za shranjevanje poslovne dokumentacije, v dobrih 2 odstotkih ga bodo uvedli letos, skoraj 46 odstotkov vprašanih pa je navedlo, da v njihovem podjetju razmišljajo o uvedbi.

Slovenske tajnice in poslovni sekretarji zaradi povečanega obsega dela in naraščajoče dokumentacije potrebujejo učinkovite rešitve, ki jim bodo zagotovile urejenost in hiter dostop do iskanih dokumentov. Elektronske mape so osnovna aplikacija, s katerimi si podjetje zagotovi urejeno vodenje dokumentacije po zadevah, poslih, oddelkih ali zaposlenih. Genisova anketa je pokazala, da bi elektronske mape potrebovali v skoraj 43 odstotkih organizacij.

Bistveno pohitritev razvoja elektronskega poslovanja napoveduje pohod storitev in rešitev za elektronsko arhiviranje. Anketa je potrdila naraščajoče zahteve po elektronskem arhiviranju, saj je več kot 57 odstotkov vprašanih navedlo, da bi pri svojem delu potrebovali elektronski arhiv. „Slovenija je pripravljena na elektronsko arhiviranje, vendar je gospodarstvo pri tovrstnih korakih še nekoliko previdno saj čaka, da bodo z njim pričele najprej največje organizacije, na primer državni organi," je še povedal Štefančič. Z uporabo zakonsko skladnega elektronskega arhiviranja lahko podjetja in ustanove v veliki meri odpravijo uporabo papirnih dokumentov v postopkih ter tako pocenijo in pohitrijo poslovanje.