Koliko vas stane zamenjava sodelavca?

Ko podjetja zaposlujejo nove ljudi, se običajno poslužujejo razgovorov ob zaposlitvi, mogoče nekatera najamejo celo kadrovsko agencijo. Vse pogosteje želi bodoči delodajalec dodobra spoznati novega kandidata. Prav je tako, ker so stroški zamenjave sodelavca res visoki. O tem malo kasneje.

Načrtno rekrutiranje

Pri sami odločitvi, ali je kandidat primeren, je poleg ostalega dobro preveriti tudi njegovo ali njeno vedenje in naravnanost. Najprej se je potrebno vprašati, kakšno vedenje, ne samo kakšno znanje in izkušnje, se zahtevajo na tem delovnem mestu. Kaj zahteva delovno mesto? Če delovno mesto zahteva veliko kontaktov, dela z ljudmi, se boste verjetno strinjali, je pametno, če zaposlimo nekoga, ki ima »naravno« rad ljudi, ki uživa pri delu z ljudmi. S pomočjo osebnostnih testov lahko ugotovimo ali ima oseba tak potencial. Nismo vsi za vse, čeprav nas »new age« ezoterika pogosto v to prepričuje. Če vam dam primerjavo iz živalskega sveta. Raca leti in celo dobro leti. Vendar kljub vsemu treningu in motivaciji ne bo mogla leteti z orli. Se strinjate? Torej, nekdo, ki »ni rad« med ljudmi, ne glede na število treningov in motivacijo, bo še vedno raje za računalnikom in delal kakšne analize, kot pa bil v stiku z ljudmi. To se splača vedeti, kaj ne da?

Druga situacija. Nezadovoljni ste z obstoječim zaposlenim in bi ga najraje kar odpustili. Preden to naredite, si postavite nekaj vprašanj in preberite preostanek prispevka.

Pogosto od udeležencev delavnic slišim menedžerski motivacijski izrek: če vam kaj ni prav, lahko greste. Na borzi je preko 100.000 ljudi. Vse drži, ali pa je res tako enostavno in tako poceni? Najprej poglejmo, kako lahko sodelavcu daste drugo možnost. Verjamem, da si vsi zaslužimo vsaj drugo priložnost.

Odigral sem svoj del

Najprej preverite pri sebi. Raziskave (Gallup Employee Engagement) kažejo, da smo vodje tisti, ki ključno vplivamo na angažiranost zaposlenih. Torej se splača najprej preveriti:

1. Ali sem osebi jasno razložil, kaj se od nje pričakuje; sem ji postavil jasne cilje glede rezultatov in tudi pomagal določiti ključne aktivnosti, ki ji bodo pomagale doseči te rezultate?
2. Ima oseba na razpolago vse, kar potrebuje, da bi uspešno opravila svoje delo? Lahko se zgodi, da je oseba v redu, da pa sistem ne omogoča, da izkoristi svoj potencial. Preverite tudi to.
3. Ali je oseba na pravem delovnem mestu? Če sta prva dva dokaj otipljiva, je tole tretje vprašanje bolj neoprijemljivo, vendar nič manj pomembno. Pravo prekrivanje med osebo in nalogo je pomembno. Ali ima oseba potencial, talent za opravljanje tega dela? Se spomnite primerjave rac in orlov? Kje so prednosti te osebe, kaj rada dela in ali sem uspel izkoristiti ta potencial, je ključno vprašanje. Seveda pa moram poznati njen potencial! http://www.proacta.si/?page_id=63
4. Kako motiviram to osebo? Ali jo znam pravilno voditi? Motivacija in vodenje zahtevata prilagajanje. Ljudje nismo enaki, vsak je svoj model. Kot vodja se moram naučiti prepoznavati motivacijsko strukturo zaposlenih.

Prav pri zadnjih dveh vprašanjih si lahko pomagate z različnimi osebnostnimi testi, ki vam pomagajo odkriti potencial in motivacijsko strukturo zaposlenih. Ponudba je široka, priporočam pa vam persolog osebnostni profil, http://www.proacta.si/?page_id=63 ki je v Evropi številka ena na tem področju.

Preventiva pred kurativo

Če naredim kratek povzetek. Najprej izboljšajte svoje rekrutiranje. Vzemite si čas, res se izplača (boste videli v nadaljevanju). Nato, preden se odločite za rigorozno potezo odpuščanja, poskusite še z zgoraj omenjenimi tehnikami. Zakaj? Ker se vam splača!

Strošek zamenjave sodelavca

Pripravil sem vam ključne oporne točke, ki jih moramo vzeti v obzir, ko razmišljamo o zamenjavi sodelavca. Spodnji seznam vključuje tako stroške povezane s plačo, kot tudi stroške iskanja in izbire, vse do usposabljanja kandidata. Za vse je potreben čas, tudi za to, da se novi sodelavec privadi na novo okolje in nauči dobro delati.

Če upoštevamo vse zgoraj omenjene stroške, lahko pridemo do številk, ki so večkratnik mesečne plače zaposlenega. V določenih primerih govorimo o znesku letne plače. Pri tem mislimo bruto letne plače; to je dejanski strošek. Ne verjamete? Naredimo izračun; vse številke so bruto.

Predpostavljamo, da gre za zamenjavo prodajalca in da je njegova plača enaka povprečni bruto plači za leto 2014, zaokroženo 1.600 €. Torej lahko govorimo o znesku 19.200 € za zamenjavo enega prodajalca. Predstavljajte si, da morate zamenjati več sodelavcev. Ups! Poglejmo podrobneje.

Strošek odhoda sodelavca

Pri tem moramo računati strošek osebe, ki bo nadomeščala to osebo, nadure, študentsko delo ali pa čas, ko te osebe ni in iščete zamenjavo. Dodajmo še stroške vodenja, ko mora menedžer prerazporejati delo med druge sodelavce. Zraven prištejemo še stroške usposabljanja (interne in eksterne). Kaj pa stroški znanja, ki ga bo oseba vzela s seboj? Mogoče je oseba upravičena do odpravnine. Poleg tega pa še stroške izgubljene prodaje in stranke, ki jih bo mogoče vzela s seboj (saj veste, ljudje delamo posel ne samo s podjetji ampak tudi z ljudmi). Vse ocene bomo delali konzervativno. Vzemimo samo stroške povezane z odhodom (brez odpravnine in izgubljenih strank). Ocenjujem, da vam vse skupaj vzame tri mesece, da zapolnite to mesto, in da so ocenjeni stroški 50% plače (lahko so več kot 100%), kar znese 2.400 €.

Stroški rekrutiranja

Predpostavimo, da se boste odločili za klasičen način, preko oglasa in zaposlitvenih portalov. Torej moramo računati tudi na zunanje stroške. Ne pozabimo tudi na notranje, npr. čas, ki ga mora kadrovska služba in vodja novega kandidata nameniti v procesu iskanja in izbire – od razumevanja potreb delovnega mesta, selekcije prijav, preverjanja referenc, časa za razgovore, obveščanja kandidatov, korespondence, … To lahko pomeni več ur vloženih v izbiro enega samega kandidata; ocene se gibljejo med 20 do 100 ur; odvisno od zahtevnosti pozicije. Konzervativno bomo vzeli 50 ur in če ostanemo pri naši povprečni plači, govorimo o najmanj 500 € stroškov za enega kandidata. Temu dodajmo še strošek oglasov in znesek je lahko večkratnik te številke.

Stroški usposabljanja

Vzemimo stroške plače kandidata in stroške osebe, ki usposablja novega kandidata (lahko gre za notranjega ali zunanjega trenerja), prištejte še stroške trening materialov in vsega povezanega z usposabljanjem. Ne pozabite na stroške vodenja – čas, ki ga nameni vodja ali kdo drug, ki spremlja kandidata in izboljšuje njegovo delovno uspešnost. Vse to lahko ocenimo vsaj na eno mesečno plačo – torej 1.600 €.

Stroški izgubljene produktivnosti

Na začetku se novinec uči in ni tako produktiven kot ostali sodelavci. Lahko si pomagamo z naslednjimi ocenami. Prvi mesec oseba dela s 25% zmogljivostjo in recimo, da se zelo hitro uči in da bo v 5. mesecu že delala na polno; sem optimist, kaj ne da? Zraven prištejemo še stroške napake, zmanjšanje učinkovitosti vodje, ki se mora ukvarjati s sodelavcem. Če vse to preračunamo, dobimo stroške preko 4.000 €.

Izgubljena prodaja

V našem primeru moramo dodati še strošek izgubljene prodaje. Najprej tu izgubljena prodaja, ko je delovno mesto prazno. Drugo, manjša prodaja zaradi zamenjave, ki kljub temu, da je ga je zamenjal izkušeni prodajalec, ne more dobro pokriti dveh področij in potem trpita eno ali obe. Zraven še povečano nezadovoljstvo strank ter izgubljene stranke. Bodimo konkretni. Veste, kakšen je tedenski promet, ki ga mora ta oseba prinesti? Pomnožite to s številom tednov, ko je to mesto prazno. Te številke so seveda odvisne od podjetja do podjetja, zato tu izračun prepuščam vam. Ste se zamislili? In prav je tako!

Raje investirajte v izobraževanje

Računanje in dodajanje vseh teh stroškov, kot sem omenil na začetku, lahko pripelje do zneska enoletne plače vašega sodelavca, ki ga morate zamenjati. Kot vidite, so ti stroški kar precejšnji. Zato se splača najprej vložiti čas v rekrutiranje in si pomagati z vsemi mogočimi sredstvi, ki so vam na razpolago. Moj mentor, Brian Tracy, pravi: »Zaposlujte počasi in premišljeno.« Kot drugo, splača se najprej človeku dati drugo priložnost in poizkusiti z zgoraj omenjenimi štirimi tehnikami. Sedaj razumete, zakaj določena podjetja vlagajo več v izobraževanje in zadržanje ključnih ljudi. Koliko treningov vam pokrijejo stroški zamenjave enega sodelavca?