Mobilno RSS Facebook Twitter E-novice Nastavi za domačo stran Dodaj med priljubljene Podcast Rock Radio Pozabljeno geslo Registriraj se Prijava facebook_connect.gif



  • A- A+

11.03.2017      18:42
|
Upravljanje dokumentov

5 načinov, kako lahko upravljanje dokumentov pomaga pri izboljšanju poslovanja

  • A- A+

 

Način na katerega shranjujete svoje računovodske dokumente ima velik vpliv na vašo zmožnost vnaprejšnjega načrtovanja. Če v svojem arhivu težko najdete računovodske dokumente, ali če so ti celo pogrešani, to lahko predstavlja resen problem za prihodnje revizije, prav tako pa omejuje vašo zmožnost izvajanja podrobnih stroškovnih analiz in načrtovanje proračuna. Učinkovito upravljanje računovodskih dokumentov in ohranjanje njihove skladnosti z zakonodajnimi in regulativnimi zahtevami, bi morala biti glavna prioriteta vsakega finančnega oddelka.

 

Pri tem so so zelo učinkoviti elektronski sistemi za upravljanje dokumentov, ki vašemu računovodskemu oddelku pomagajo pri boljšemu nadzoru nad listinami na naslednje načine:

Priprava na revizije: Če uporabljate dokumentni sistem, ki temelji na papirjih, potem revizija v veliko primerih zagotovo predstavlja pravo preizkušnjo tako za vaše računovodstvo, kot tudi za revizorja. Za primer vzemimo, da revizor od vas zahteva vpogled v vse vaše fakutre izpred sedmih let. Kaj se zgodi? Vi mu omogočite dostop do vaših arhivov, on pa se nato v pisarni ure in ure prebija skozi nepregledno dokumentacijo. Z elektronskim sistemom za upravljanje računovodskih dokumentov pa je zgodba povsem drugačna. Vaše računovodstvo je na revizijo bolje pripravljeno, to pa pomeni da revizija poteka hitro in učinkovito. Hkrati pa na ta način tudi vzdržujete boljši nadzor nad vašimi poslovnimi informacijami.

Ustvarjanje kontrole zapisov: Računovodski dokumenti, podatki in finančne informacije so pogostokrat zelo zaupne narave, zato je zelo pomembno da imate nadzor nad tem, kdo do njih dostopa. Da bi to dosegli, potrebujete zelo podrobne kontrole zapisov, kar pa je izvedljivo le z učinkovitim sistemom za upravljanje dokumentov. Elektronski nadzor zapisov na ustrezna mesta implementira varovala, ki varujejo vaše podjetje in zaposlene. Prav tako pa vam omogoča vodenje evidence o tem kdo dostopa do računovodskih in finančnih zapisov ter s tem po potrebi pomaga pri ugotavljanju odgovornosti v primeru domnevnih goljufij.

Natančna hramba dokumentov: Hramba dokumentov je v sistemu, ki temelji na papirju, zamuden in okoren proces. Ko na primer v takšnem sistemu arhivirate dokumente, morate najprej pri vsakemu posebej ročno preveriti starost, nato pa ga ustrezno datumsko razvrstiti v kup preostalega papirja. V elektronskem sistemu za upravljanje dokumentov pa je zelo enostavno ugotoviti vse informacije o določenem dokumentu (datum fakture, shranjevanja,…) in jih nato vključiti v vašo bazo podatkov. Ko jih enkrat shranite, pa lahko tudi določite koliko časa boste posamezne fakture in finančna poročila hranili. Ko se enkrat ta določena doba izteče, pa jih sistem samodejno odstrani ali izvozi v zunanji arhiv.

Podpora podrobni analizi stroškov: Kadar vaša organizacija opravlja stoškovno analizo, morate velikokrat dostopati do informacij, ki se ne nahajajo znotraj platforme za načrtovanja sredstev podjetja. Podrobnosti o plačilih se namreč velikokrat skrivajo globlje v fakturah in če si ne lastite dobrega sistema za upravljanje dokumentov, to lahko naredi podrobno analizo stroškov zelo zamudno in težavno.

Zagotovitev natančnega načrtovanja proračuna: Če želite za svoje podjetje narediti dober finančni plan in določiti natančen proračun, si morate zagotovo pomagati s številnimi informacijami, ki segajo dlje od finančnih poročil. Finančna poročila sicer pokažejo koliko ste v določenem letu zapravili, ampak če želite izvedeti kaj se skriva za to številko, potem morate analizirati tudi osnovne fakture. Takšna transparentnost omogoča poslovodjem, da ocenijo ali bodo za prihajajoče leto potrebni kakšni predhodni izdatki in da sprejemajo pametnejše odločitve glede aktualne ponudbe storitev.

Vrsta procesa, ki ga v podjetju uporabljate za shranjevanje računovodskih dokumentov ima velik vpliv na vašo sposobnost nadzora ključnih poslovnih informacij. Z uporabo elektronskega sistema za upravljanje dokumentov so ti dokumenti na voljo za takojšen dostop, to pa na koncu izboljša izid potencialnih revizij in poveča natančnost planiranja stroškov in analize stroškov.

Za več informacij o elektronskih sistemih za upravljanje dokumentov se obrnite na podjetje Vibor, kjer vam bodo znali glede njihove uporabe ustrezno svetovati.




Povezave:Vibor







KOMENTIRAJ

X



ANKETA
Arhiv anket

Katero družbeno omrežje uporabljaš najraje?









>>
19 neverjetnih dejstev o Facebooku

ZADNJE RAČUNALNIŠKE TEŽAVE IN REŠITVE

ZADNJE KOMENTIRANE NOVICE

Microsoft Paint bo že letos jeseni postal del... 7
T327  |  Ni potrebno - prekopiraš samo mspaint.ex...
Če uporabljate računalnike Mac, morate to nuj... 1
T327  |  Kaj ljudje mislijo, da so na macOSu varn...
Če pohitite lahko ta super telefon dobite za ... 2
T327  |  Nehejte oglaševat telefonov. 1. To naj b...
Zakaj programirati aplikacije za Android name... 5
T327  |  To pa samo zato, ker lahko vsak butelj, ...
Microsoft Paint bo že letos jeseni postal del... 7
Justin.Forfunky  |  Če mapo System32 skupaj z mspaint.exe pr...
RN KANAL




e-novice Želim brezplačno izdajo uredniškega izbora
najboljših računalniških novic na e-mail
Potrdi
(predogled)
(predogled)
(predogled)
(predogled)
(predogled)


100% skrbno bomo varovali vašo zasebnost in odnaročili se boste lahko kadarkoli!
Twitter




V zgornje okence vpišite vaš elektronski naslov, na katerega boste prejeli nadaljna navodila.

Mozilla Firefox

Kliknite na meni Orodja (Tools) in izberite Možnosti (Options)
V zavihku Splošno (Main) v polje Domača stran (Home Page) vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb V redu (OK)

Internet Explorer

Kliknite na meni Orodja (Tools) in izberite Internetne možnosti (Internet Options)
V zavihku Splošno (General) v polje Home Page (Domača stran) vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb V redu (OK)

Chrome

Hkrati pritisnite ALT+F in izberite Možnosti
V zavihku Osnove kliknite na gumb Uporabi trenutno stran
Kliknite na gumb Zapri

Netscape Navigator

Kliknite na meni Tools in izberite Options
V zavihku Main v polje Home Page vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb OK

Opera

Hkrati pritisnite CRTL+F12
Kliknite gumb »Use current«
Kliknite na gumb OK

Safari

Hkrati pritisnite tipki CTRL+","
Izberete zavihek General
Kliknite gumb »Set to current page«

Mozilla Firefox

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Shrani (Save)

Internet Explorer

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Dodaj (Add)

Chrome

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Končano (Finish)

Netscape Navigator

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK

Opera

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK

Safari

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK