Mobilno RSS Facebook Twitter E-novice Nastavi za domačo stran Dodaj med priljubljene Podcast Rock Radio Pozabljeno geslo Registriraj se Prijava facebook_connect.gif



  • A- A+

10.07.2014      13:49
|
Dokumentni sistemi

5 razlogov za brezpapirno pisarno

  • A- A+

 

Pogosto, ko razmišljamo o brezpapirni pisarni, si morda težko predstavljamo, kaj natančno to pomeni. In morda še pomembneje: je dejansko mogoča? Morda vam bomo s petimi najpomembnejšimi razlogi lahko natančneje izrisali sliko.

Izkušnje kažejo, da vpeljava dokumentnega sistema znatno vpliva na konkurenčno prednost podjetja in profitabilnost na dolgi rok. Verjetno se sprašujete, kako in zakaj, morda ste do trditve celo rahlo skeptični.

 

Kje vi izgubljate čas?

Pisarniška miza, polna papirja, je v mnogih podjetjih postala stvar preteklosti. V prizadevanju za izboljšanje učinkovitosti in hkrati za pomoč okolju so mnoga podjetja preoblikovala svoje poslovalne sisteme brez papirja ali ga znatno zmanjšala. Namesto da je večina informacij na papirju, podjetja uporabljajo sisteme za upravljanje digitalnih dokumentov.

Da nam stranke ne bi bežale h konkurenci ali preprosto prekinile sodelovanje z nami, je z vidika pretoka informacij v podjetju pomembnih nekaj faktorjev, ki jih je v primeru pomanjkanja nujno izničiti. Cilj nam morajo biti optimizirani odzivni časi zaposlenih, kakovost obdelave storitev in hitrost reševanja sporov ali težav.

Upravljanje dokumentacije lahko v podjetju predstavlja veliko preveč porabljenih minut, ki bi jih lahko unovčili učinkoviteje. Zaradi nenadzorovanega upravljanja z dokumenti vse preveč časa porabimo pri administraciji namesto pomembnejši stvari, kot sta konkurenčna prednost in profitabilnost.

Živimo v času, kjer so potrebne nenehne spremembe, ki nam omogočajo lažje poslovanje. In prav zaradi kopičenja dokumentacije, ki nam zavzame veliko prostora in časa, je treba uvesti spremembe, ki nam bodo omogočale lažje in hitrejše upravljanje z dokumenti.

Nekatera podjetja so potrebovala nekaj časa za adaptacijo na dokumentni sistem, vendar so mnogi, ki so prešli na tovrstne sisteme in sprejeli prakso, hitro prepoznali številne prednosti.

 

Predstavljamo 5 največjih prednosti brezpapirne pisarne:


1.    Iskanje in shranjevanje

Posnemanje fizične strukture, ki vključuje vložne omare, mape in zavihke, omogoča veliko lažji in intuitivni prehod na brezpapirno poslovanje. Izboljšuje tudi doslednost. Uporabniški dostop je klasificiran, pravice uporabnikov se tako zlahka nadzorujejo. Vložitev dokumentov v sistem za upravljanje z dokumenti na osrednji lokaciji omogoča sodelovanje. Uporabniki lahko dostopajo do dokumentov v pisarni ali na poti. Potek dela in razporejanje avtomatizirata poslovni proces, ki ustvarja sodelovanje in izboljša učinkovitost skozi celotno organizacijo.


2.    Preprosta dostopnost:

Za nekoga, ki pogosto deluje zunaj podjetja, je dostopnost do dokumentov ključnega pomena. V trenutku lahko pridobi vse potrebne informacije in jih tudi deli z drugimi zunaj ali znotraj organizacije. Bodisi preko mobilnih naprav bodisi s pomočjo prenosnega računalnika. Vse, kar potrebuje, sta internetni dostop in varna povezava.


3.    Varnost informacij:

Veter, voda in ogenj lahko podjetje ohromijo v nekaj sekundah, brez večjega predhodnega opozorila. Glede na raziskave na Univerzi v Teksasu je le 6 odstotkov podjetij, ki so utrpela škodo zaradi izgube podatkov, preživelo, 43 odstotkov podjetij si nikoli ni opomoglo, 51 odstotkov podjetij pa si je opomoglo šele po dveh letih. S sistemom za upravljanje z dokumenti lahko dobesedno shranimo poslovanje. Brez obnovitve poslovne listine in podatkov je nadaljnje poslovanje skorajda nemogoče.


4.    Sistem za vsako organizacijo:

Prednost sistema za upravljanje z dokumenti je ta, da je primeren, če ne celo nujen, za vsako organizacijo. Uporabljajo ga številna podjetja, ne glede na vertikalno dejavnost (proizvodnja, finančne organizacije, logistika itn.) in velikost. V sistem lahko shranimo neomejeno število dokumentov, ne glede na tip in velikost. Od vhodnih faktur in pogodb do tehnične dokumentacije.


5.    Povezljivost:

Tovrstni sistemi morajo biti in večinoma so povezljivi z ostalimi sistemi, ki so že v uporabi v organizaciji ali podjetju. Združljivost je ključnega pomena pri dostopu do informacij iz več različnih sistemov. Uporabniku je v interesu hiter učinkovit sistem, ki mu z enim klikom omogoča takojšen prikaz informacij, celo preprosteje kot brskanje po internetu.

 

Ob vzpostavitvi dokumentnega sistema bomo priča učinkovitemu toku dokumentov, preprostemu pregledu, hitremu potrjevanju in elektronskemu arhivu. Za nameček bodo vsi dokumenti varno in organizirano shranjeni ter hitro dostopni. Poleg zgoraj naštetih prednosti naj izpostavimo še nekaj zelo merljivih: znižanje stroškov tiska, arhiva, poštnih storitev in še mnogo drugih, ki jih zlahka prelijemo v povrnitev investicije. Poleg zniževanja stroškov pa je najbolj pomembno to, da se bosta posledično povečevali učinkovitost in dobičkonosnost.

Ali ni to cilj vsakega podjetja?

 

Primer (Prodajni oddelek v podjetju): v grobem bi lahko rekli, da je cilj vpeljave dokumentnega sistema prihranek pri času zaposlenega okoli dvajset odstotkov, kar predstavlja dodaten dan zaposlenega na teden. Predpostavljamo, da povprečni komercialist ustvari dvajset ponudb tedensko. Realizacij ponudb ima trideset odstotkov, kar v besedi pomeni, da naš komercialist uspešno zaključi sedem ponudb tedensko. Če mu dodamo dodaten dan na teden, to pomeni, da uspe ustvariti 24 ponudb pri enaki realizaciji. V praksi je to en zaključen posel na teden več. Če izračun prenesete na povprečno velikost ponudbe v vašem podjetju, je morda rezultat, ki bi lahko znatno vplival na poslovanje.

 

V podjetju Vibor, d. o. o., so tako za namen lažje predstave o zmogljivosti dokumentnega sistema pripravili demo sobo DocuWare, kjer si lahko v živo pogledate zadnje rešitve, ki jih trg trenutno ponuja. 




Povezave:Vibor






KOMENTIRAJ

X


ANKETA
Arhiv anket

Kako je tehnologija spremenila vaše življenje?










>>
Kako drastično je tehnologija spremenila svet?

ZADNJE RAČUNALNIŠKE TEŽAVE IN REŠITVE

ZADNJE KOMENTIRANE NOVICE

Če nameravate kupiti pogon Solid State, nikar... 2
Jan.Ethelwulf  |  samsung pro 960 je 3500/2100 :D
Revolucionarno odkritje: Baterije, ki jih lah... 8
vazl  |  Ja, res, sem bral da so jih testiral in ...
Če nameravate kupiti pogon Solid State, nikar... 2
teenytinydevil  |  sploh ne priporočam nakupa nand ssdjev v...
Revolucionarno odkritje: Baterije, ki jih lah... 8
teenytinydevil  |  tesla.. žal pa članek ne razkrije cene n...
5 skrivnostnih kod za odklep skritih možnosti...
FerdoPiš  |  BULL SHIT članek, ki se je kar sam od se...
RN KANAL




e-novice Želim brezplačno izdajo uredniškega izbora
najboljših računalniških novic na e-mail
Potrdi
(predogled)
(predogled)
(predogled)
(predogled)
(predogled)


100% skrbno bomo varovali vašo zasebnost in odnaročili se boste lahko kadarkoli!
Twitter




V zgornje okence vpišite vaš elektronski naslov, na katerega boste prejeli nadaljna navodila.

Mozilla Firefox

Kliknite na meni Orodja (Tools) in izberite Možnosti (Options)
V zavihku Splošno (Main) v polje Domača stran (Home Page) vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb V redu (OK)

Internet Explorer

Kliknite na meni Orodja (Tools) in izberite Internetne možnosti (Internet Options)
V zavihku Splošno (General) v polje Home Page (Domača stran) vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb V redu (OK)

Chrome

Hkrati pritisnite ALT+F in izberite Možnosti
V zavihku Osnove kliknite na gumb Uporabi trenutno stran
Kliknite na gumb Zapri

Netscape Navigator

Kliknite na meni Tools in izberite Options
V zavihku Main v polje Home Page vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb OK

Opera

Hkrati pritisnite CRTL+F12
Kliknite gumb »Use current«
Kliknite na gumb OK

Safari

Hkrati pritisnite tipki CTRL+","
Izberete zavihek General
Kliknite gumb »Set to current page«

Mozilla Firefox

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Shrani (Save)

Internet Explorer

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Dodaj (Add)

Chrome

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Končano (Finish)

Netscape Navigator

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK

Opera

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK

Safari

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK