Ključni podatki podjetja morajo biti v vsakem trenutku na varnem

Poleg dosegljivosti je najpomembnejša prav varnost podatkov, saj nam lahko nemoten dostop do naših podatkov povzroči veliko škodo. Poleg naštetega je pomembno tudi, da nam brskanje med množico podatkov prihrani čas in za storitev ne porabimo preveč finančnih sredstev.

Kot že omenjeno v uvodu, so podatki danes vredni več kot kadar koli. Za običajne uporabnike in predvsem manjša podjetja pride v poštev predvsem lokalna hramba (prenosni diski, SSD diski, trdi diski, USB ključki, spominske kartice in podobno), saj je ta način hranjenja podatkov vedno dostopen in tudi cenovno ugoden. Tovrsten način hrambe podatkov je pogosto tudi precej varen, vendar le, če so vzpostavljene osnove varovanja podatkov (na primer šifriranje, dostopne pravice, varna prijava in podobno). Različne mobilne naprave, prenosni ter stacionarni računalniki in podobno, morajo biti torej primerno zaščiteni. Poleg tega se moramo vedno zavedati, da smo za podatke na svojih napravah odgovorni sami, kar pomeni, da jih moramo obvarovati pred krajo, izgubo ali poškodbami, če želimo neprestano zagotavljati njihovo celovitost, zaupnost in razpoložljivost. Učinkovito se s tem spopadete z izdelavo varnostnih kopij, ki jih lahko hranite v oblaku ali na katerem od zunanjih medijev, kot so USB ključi, spominske kartice, zunanji trdi diski in podobno. Ti morajo biti prav tako ustrezno zaščiteni.

Mrežna hramba je običajno namenjena konsolidaciji in centralizaciji shranjevanja vseh vrst podatkov na enem mestu ali na omejenem številu strežnikov, torej je primerna za večja podjetja. Za ta namen se običajno uporabljajo omrežja NAS, ki so enakovredna datotečnim strežnikom, zato do podatkov na takšnih napravah dostopamo na ravni datotek na enak način kot do drugih omrežnih diskov. NAS je sistem trdih diskov, nahaja se neposredno v omrežju, zato predstavlja varen način (v primeru varne namestitve) hranjenja podatkov in rezervnega kopiranja. Ker v tem primeru podatkovni medij ni priključen na posamični računalnik, so podatki bolje varovani pred izgubo. Poleg tega omenjeni sistem računalniku ne jemlje sistemskih virov, kar omogoča večjo hitrost delovanja sistema. Podjetja lahko seveda vse bolj računajo tudi na oblačne storitve, ki so temu namenjene. V tem primeru jim ne bo treba skrbeti za strojno opremo, je pa toliko bolj pomembno, da poskrbijo za varnost podatkov s pravim dostopom in šifriranjem.

Zajem, arhiviranje, upravljanje, hramba

Zajem podatkov lahko poteka na več načinov. Predvsem dokumente zajemamo iz različnih virov, kot so multifunkcijski tiskalniki, poštni predali, skupne mape, Sharepoint in drugo. Zato je nujno, da nemudoma poskrbimo za njihovo pravilno upravljanje, hrambo in arhiviranje.

Kot že omenjeno, so podatki danes neprecenljivi. Zaradi tega je lokacija, kjer so podatki shranjeni, bistvenega pomena. Hranjenje podatkov ločimo na lokalno, mrežno hrambo in na raznovrstne podatkovne nosilce. Ena od možnosti so tudi storitve v oblaku, a kateri koli ponudnik oblačnih storitev ni primeren za hrambo podatkov, predvsem če so ti občutljive narave. Ponudnik naj bo preverjen in certificiran, saj so v primeru vdora ali nepooblaščenega dostopa podatki lahko ogroženi. Najboljša oblika hranjenja podatkov je seveda odvisna od naših zahtev in potreb.

Čeprav se vsi verjetno zavedamo pomena izdelave varnostnih kopij podatkov, to žal še vedno ni stalnica. Ko oprema odpove, varnostnih kopij pa ni, se pojavijo težave, ki  imajo lahko tudi zelo obsežne finančne posledice. Če pa ravno načrtujete sistem izdelave varnostnih kopij oziroma ga že imate, ne pozabite na pogostost izdelave varnostnih kopij. Če operirate s podatki, ki se vsakodnevno spreminjajo, je treba varnostne kopije izdelovati pogosto, saj vam verjetno mesec dni stari podatki ne bodo v pomoč. Zaradi tega so sistemi, ki sinhronizirajo trenutne podatke, zelo pomembni. Seveda morajo delovati znotraj želenih varnostnih okvirjev. Tako so vaši podatki vedno kopirani in ažurni. Tovrstne sisteme si lahko v domačem okolju vzpostavite tudi z odličnimi odprtokodnimi rešitvami tipa “Seafile”, ki vam omogočajo postavitev zasebnega strežnika, vaši podatki pa se samodejno sinhronizirajo ob spremembi. Seveda imajo, kot vsaka dobra rešitev, tudi mobilno aplikacijo, da lahko do podatkov enostavno dostopate preko mobilnih naprav.

Arhiviranja podatkov se v največji meri poslužujejo podjetja, saj tak način izdelave »varnostnih kopij« pogosto narekuje zakonodaja. Strogost predpisov je odvisna od dejavnosti, ki jo opravljate. V primeru, da se organizacija sama odloči za izvedbo arhiviranja, lahko naleti na številne izzive. Zakonsko skladno arhiviranje lahko za organizacijo pomeni velik finančni zalogaj (odvisno od količine dokumentov), zato je včasih smotrno, da se proces arhiviranja prepusti zunanjemu izvajalcu, ki že ima vzpostavljeno vso potrebno infrastrukturo in razpolaga s potrebnim znanjem s tega področja.

Ne zanemarite uničevanja dokumentacije

Podjetja postopku uničevanja dokumentov še vedno posvečajo premalo pozornosti. Ustrezno in varno uničevanje zaupne dokumentacije in elektronskih nosilcev podatkov namreč še nikoli ni bilo tako pomembno kot danes. Omenjena dokumentacija namreč pogosto vsebuje veliko zaupnih in za poslovanje podjetja ključnih informacij. Zaradi tega je bolje, če uničenje dokumentacije prepustimo zunanjemu izvajalcu. Verjetno nihče izmed nas ne želi, da bi zaupni dokumenti prišli v neprave roke. To še posebej drži v primeru hrambe podatkov v oblaku.

Krizne situacije in reševanje podatkov

V primeru okvare trdega diska ali kakšnega drugega pomnilnega medija, moramo nujno ohraniti mirno kri. Vaši podatki bržkone niso izgubljeni, le težje jih bo pridobiti nazaj. V takšnih trenutkih je vaš najboljši prijatelj strokovnjak za reševanje podatkov. Nikar se s popravilom ne ukvarjajte sami, saj lahko vsak nadaljnji poseg dodatno uniči podatke. Za obnovo podatkov namreč obstajajo namenski programi, njihova uporaba pa je precej zapletena. Najbolje, da poskrbimo za ustrezno varnostno kupiranje podatkov, reševanje podatkov pa bi morala biti naša zadnja možnost.

Prednosti domačih ponudnikov
Ponudnikov gostovanj in strežnikov za shranjevanje podatkov je več kot dovolj. Zasebni uporabniki naj s tem ne bi imeli preveč težav, saj morajo izbrati le ponudnika, ki nudi osnovne varnostne mehanizme (kot je na primer dvostopenjska avtentikacija), pri podjetjih pa je to vendarle nekoliko drugače. Strokovnjaki svetujejo, da naj bi slovenska podjetja za ponudnike gostovanj in strežnikov izbirala ponudnike v Sloveniji oziroma v matični državi. Ko vas potencialni poslovni partner preveri, je precej bolje videti, da imate registrirano domeno v domači državi, prav tako urejeno gostovanje in vse, kar spada zraven. Vsakodnevno se srečujemo z “lažnimi” spletnimi stranmi, in če ste registrirali domeno na Kitajskem, gostujete v Braziliji, želite pa, da na vaši strani uporabniki vpisujejo osebne podatke, se bo marsikdo vprašal, če je vse v najlepšem redu. Poleg avtentičnosti je prednost domačega gostovanja tudi ta, da lahko v primeru težav (in ponavadi vas te prej ali slej doletijo) stopite na sedež podjetja in se pozanimate o težavi, kdaj bo odpravljena in podobno.

Slovenske rešitve za shranjevanje podatkov in slik

Shrani.si

Spletni portal Shrani.si (http://shrani.najdi.si/) omogoča brezplačno shranjevanje slik, in sicer formatov .bmp, .gif, .jpg, .png, .tga, in .tiff. Če ste datoteke shranili, ko ste bili prijavljeni v to storitev, se nahajajo v enem izmed vaših albumov v zavihku Moje datoteke. Datotek, ki ste jih shranili na Shrani.si brez predhodne prijave v storitev (registrirani uporabniki) ne boste mogli več najti, če si niste povezav do datotek ob shranjevanju zabeležili. Če ste povezave do datotek izgubili, morate datoteke ponovno naložiti.

File.si

V storitvi File.si (https://www.file.si/) lahko hranimo fotografije, risbe, posnetke, videoposnetke in druge datoteke. Prvih 15 GB prostora za shranjevanje je brezplačnih. Do vaših datotek na File.si lahko pridete s katerega koli pametnega telefona, tabličnega računalnika ali računalnika. Hitro lahko povabite druge, da si jih ogledajo, prenesejo ali sodelujejo pri urejanju datotek.

Telekom TViN Shramba

Spletni portal TViN Shramba (https://www.tvin.si/o-storitvi-shramba) omogoča shranjevanje/ogled videoposnetkov, glasbe, fotografij in drugih dokumentov v enoten prostor v internetni shrambi (uporabnikove vsebine so varno shranjene na strežnikih v Sloveniji). Tu velja omeniti brezplačen prenos podatkov, ki jih uporabnik ustvari v oblaku s predvajanjem multimedijskih vsebin, prenašanjem in sinhronizacijo datotek preko mobilnega omrežja Telekoma Slovenije.

Mojvideo

Mojvideo ) je prvi slovenski video portal. Portal ima že skoraj 100 tisoč članov in več 100 tisoč videov. Na voljo so tudi blogi in slike. Na strani si prav vsak lahko prisluži naziv Super član (uporabnik mora naložiti 100 videov, imeti 10 prijateljev itd.). 

Mojalbum

Spletni portal Mojalbum (https://mojalbum.com/) je oglasnik s foto in malimi oglasi – kupi, prodaj, podari. Mojalbum omogoča brezplačno oddajo malih oglasov. Tu pa lahko za nameček še brezplačno shranjujemo fotografije in jih delimo z drugimi uporabniki.

Varnost in trajnost hrambe

Varnosti in trajnosti hrambe pomembnih podatkov smo se v tem prispevku že dotaknili. Za običajne uporabnike bo standardna varnost in trajnost hrambe podatkov zagotovljena že pri uporabi splošno uveljavljenih ponudnikov tovrstnih storitev, kot so na primer storitve podjetij Google, Amazon, Microsoft in drugih. Ti namreč zasebnim uporabnikom nudijo dovolj varnosti. Pri hrambi in arhiviranju podatkov v poslovnem okolju pa moramo pogosto zadostiti še določenim zakonskim okvirom. Za specifične evidence je predpisano obdobje hrambe, ki v določenih primerih znaša tudi nekaj let. Vsaka organizacija težko zagotovi ustrezne pogoje za hrambo, zato si v tem primeru pomagajo z zunanjimi izvajalci, ki nudijo tovrstne storitve. Njihovi strežniki so postavljeni v varnih sobah (ali bunkerjih), zavarovani pred požarom, morebitnimi vdori in podobno.

Cenovni razpon takšne storitve je precej širok, saj je odvisen od količine podatkov, ki jih hranimo oziroma arhiviramo. Zelo pozorni moramo biti pri tem, kaj dajemo v arhiv, saj vsi podatki za to niso primerni oziroma potrebni. Preden se odločimo za arhiviranje oziroma hrambo določenih podatkov, jih preglejmo in odstranimo nepotreben balast. Tako bomo porabili precej manj prostora, hvaležen pa nam bo tudi bančni račun, saj bodo stroški celotnega procesa precej nižji.

GDPR je še vedno vroča tema

Različni dokumentni sistemi svojo tržno nišo iščejo tudi na področju novih zakonodaj, predvsem Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (GDPR), ki je še vedno izjemno vroča tema. Ker gre za zahteven pravni akt, s katerim imajo lahko večja podjetja veliko preglavic, so lahko priročni orodni sistemi, ki omogoča pregled nad izvajanjem, prilagajanjem in preverjanjem izpolnjevanja zakonodaje. Na trgu jih najdete veliko, bodite pa pozorni, saj je veliko tudi takšnih, ki o Splošni uredbi o varstvu osebnih podatkov (GDPR) vedo zelo malo ali praktično ničesar. Posvetujte se s strokovnjakom, ki vam bo znal svetovati in pomagal ločiti zrno od plevela.