Računalništvo, telefonija
04.03.2016 09:11
Posodobljeno 8 let nazaj.

Deli z drugimi:

Share

Kako do brezpapirne pisarne v manj kot 90 dneh?

Do brezpapirne pisarne v manj kot 90 dneh je uresničljiv cilj, če je projekt izveden pravilno.
Do brezpapirne pisarne v manj kot 90 dneh je uresničljiv cilj, če je projekt izveden pravilno.

Če ste sprejeli odločitev, da je čas, da vaše poslovanje postane brezpapirna pisarna, je zelo pomembno določiti časovni okvir za spremembe. Za številne organizacije je cilj brezpapirne pisarne v manj kot 90 dneh uresničljiv. Kaj pa je treba storiti, da bo projekt brezpapirne pisarne zaživel v manj kot 90 dneh?

Usmerite delo za brezpapirno pisarno na tri ključna področja

1. Zajem informacij: Dokumenti prihajajo v organizacijo po različnih poteh kot na primer elektronska pošta, faks sporočila, običajna pošta in podobno. Vse vhodne dokumente je treba digitalizirati. Faks sporočila in običajno pošto je treba takoj digitalizirati, prav tako pa je pomembno v sistem vključiti elektronska sporočila. To lahko pogosto dosežemo s pripravo pametnega e-poštnega predala, ki zaposlenim omogoči hitro vstavljanje sporočil v sistem za arhiviranje v osrednjem dokumentnem sistemu ali začetek določenega poslovnega procesa. S tem dejansko dosežemo, da so elektronska sporočila zajeta na način, da jih takoj lahko uporabimo za namene poslovanja.

2. Usmerjanje informacij: Ko informacije vstopijo v našo brezpapirno pisarno, morajo te biti pravilo usmerjene znotraj naše organizacije. Ključni cilj tu je zamenjava sistema »premetavanja papirja« z neposrednim digitalnim delokrogom. To pa dosežemo z natančno določenim procesom za usmerjanje, pregledovanje in potrjevanje dokumentov.

3. Pridobitev informacij: Takoj za tem, ko je bila informacije usmerjena do končnega cilja, mora biti arhivirana na način, da je omogočena enostavna pridobitev informacije nazaj, ko je ta potrebna za poslovni proces. Zaradi tega se moramo prepričati, da so naše informacije za namen lažjega iskanja pravijo zajete, označene in imenovane.

Uspešen projekt brezpapirne pisarne nam bo znatno zmanjšal čas, ki je potreben za izvedbo določenega dela. Ker pravilno uveden sistem samodejno pridobi večino pomembnih podatkov, zaposlenim ni treba zapraviti veliko časa z ročnim vnašanjem ključnih podatkov. Poleg tega znotraj organizacije nimamo več kopij istega dokumenta, saj je ta shranjen v osrednjem sistemu, dostop do njega pa je mogoč takoj, ko je to potrebno. To posledično znatno zmanjša čas, ki ga zaposleni sicer porabijo za iskanje in razvrščanje dokumentov.

Če želite izvedeti še več o tem, kako do brezpapirne pisarne v manj kot 90 dneh, se obrnite na strokovnjake podjetja Vibor d.o.o., ki vam bodo z veseljem priskočili na pomoč.


Prijavi napako v članku

Povezave

Članek je pripravljen v sodelovanju s partnerjem VIBOR d.o.o.
Za več informacij so vam na voljo pri VIBOR d.o.o.
Ob kontaktu povejte, da ste objavo zasledili v Računalniških novicah.

Želite biti obveščeni o novostih, ki jih pripravljamo s partnerjem VIBOR d.o.o.? Vpišite svoj e-mail in se prijavite na BREZPLAČNE e-novice, od katerih se lahko kadarkoli odjavite.




Kaj berejo drugi?

Partnerji Računalniških novic Prikaži vse

Zlati partner

ADVANT d.o.o.

Cesta na Brdo 119a, 1000 Ljubljana, Tel: 01 470 00 00
Podjetje ADVANT d.o.o. je z vami že od leta 1998. Naše osnovno poslanstvo je biti vodilni graditelj informacijsko komunikacijske infrastrukture. Aktivnosti, ki jih povezujemo ... Več

MORDICOM d.o.o.

Šolska ulica 40, 5250 Solkan, Tel: 05 330 03 60
Skoraj nemogoče je preceniti vpliv rešitev za načrtovanje virov podjetja (ERP) v sodobnem poslovnem svetu. ERP sistemi so nadomestili nepovezane delovne tokove in nezdružljiva ... Več

MITS d.o.o.

Butari 20a, 6272 Gračišče, Tel: 040 895 342
Bodite pozorni pri izbiri pravega ponudnika programskih rešitev za gostinstvo, hotelirstvo in druge storitvene dejavnosti. Večina ponuja le generične oblike rešitev, ki ne zadostujejo ... Več
Zlati partner

SIDERA d.o.o.

Ulica Gradnikove brigade 11, 1000 Ljubljana, Tel: 031 777 790
O PODJETJU Sidera, ki v latinskem jeziku pomeni zvezda in je nastala v želji, da bi njena ustanoviteljica Urška Ambrož svoje dolgoletno delo v medijih združila s kreativno žilico, ... Več