Nadzor tiskanja v oblaku ali na lokaciji

 

.. V podjetjih sta nadzor nad tiskanjem in dosegljivost tiskalnikov z mobilnih naprav vse bolj pomembna ..

Vsa podjetje želijo zavarovati svoje podatke, pa naj gre za poslovne podatke, osebne podatke zaposlenih in ponudbe, naročila ali kaj drugega. Še posebej osebne podatke je zaradi zakonodaje GDPR, potrebno varovati pred nepooblaščenimi očmi. Podjetja varujejo strežnike, zaklepajo računalnike, onemogočajo uporabo USB ključev ter na ostale načine preprečujejo beg podatkov. Veliko podjetij pa ne pomisli na najbolj enostaven način kraje zaupnih podatkov – preprosto tiskanje zaupnih dokumentov. Kaj uporabniku preprečuje, da natisne ponudbo ali interne podatke zaupne narave ter natisnjen dokument odnese konkurenci? Beg zaupnih podatkov iz podjetja je lahko tudi popolnoma naključen – uporabnik natisne dokument, a ga ne prevzame s pladnja tiskalnika.

Po podatkih hiše Quocirca je že 70 % organizacij doživelo eno ali več naključnih kršitev zaupnosti podatkov zaradi nezadostne varnosti tiskanja. V letu 2014 je bilo tako kar 14 % vseh kršitev zaupnosti podatkov povezanih z natisnjenimi dokumenti (vir: ITRC - Identity Theft Resource Centre).

V času mobilnega dela pa je tudi tiskanje in skeniranje preko mobilnih naprav postalo zelo pomembno. Uporabniki na svojih mobilnih napravah želijo imeti na voljo vse funkcije, ki so jih vajeni v pisarnah, izziv podjetjem pa je te storitve zagotoviti na varen način.

Programska oprema Xerox WorkPlace Suite

Programska oprema Xerox Workplace Suite omogoča varno tiskanje ter skeniranje dokumentov. Odgovornim omogoča popoln pregled tiskanja ali skeniranja dokumentov in omogoča samodejno blokiranje tiskanja dokumentov zaupne narave.

Xerox Workplace Suite zaklene tiskalnike, ki tako brez prijave uporabnika ne morejo tiskati, skenirati ali kopirati. Programska oprema omogoča preverjanje vsebine dokumentov – če natisnjen ali skeniran dokument vsebuje prednastavljene izraze, kot so »Zaupno« ali »Samo za interno rabo«, so samodejno o tem obveščene odgovorne osebe v podjetju. Tako se prepreči naklepen ali naključen beg zaupnih podatkov.

Programska oprema omogoča tudi tiskanje in nadzor skeniranja preko mobilnih naprav – terenski ali domači uporabniki lahko neposredno iz svojih mobilnih naprav varno tiskajo. Dokumenti se bodo natisnili šele v trenutku, ko se bo uporabnik prijavil na tiskalnik. Podprti so mobilni operacijski sistemi iOS, Android in Windows, uporabniki pa lahko dokumente za tiskanje pošljejo tudi preko e-pošte.

Varno tiskanje omogoča tudi večji nadzor nad stroški tiskanja v organizacijah. Če podjetje točno ve, koliko in kaj tiska, lahko na tak način določeno tiskanje prepove ali ga usmeri na sodobne dokumentne sisteme, ki omogočajo brezpapirno poslovanje. Nastavitev pravil samodejno pretvarja barvne dokumente v črno-bele, enostransko tiskanje v dvostransko ter nastavi tiskalnike, za katere imajo uporabniki pravice.

Programska oprema je na voljo v dveh verzijah – v strežniški in oblačni. Strežniška je priporočljiva za podjetja, ki potrebujejo večji nadzor, oblačna pa za podjetja z več lokacijami, različnimi domenami ali z velikim številom mobilnih uporabnikov.

Več informacij o programski opremi Xerox Workplace Suite in o sistemih varnega tiskanja dobite pri podjetju Bilban d.o.o. (P.R.)