Mobilno RSS Facebook Twitter E-novice Nastavi za domačo stran Dodaj med priljubljene Podcast Rock Radio Pozabljeno geslo Registriraj se Prijava



  • A- A+

29.10.2020      10:55
|

Kako upravljati z elektronsko pošto?

  • A- A+

 

.. Vas že en neprebran mail v elektronskem predalu moti ali brez težav shajate z več deset neprebranimi sporočili? V času, ko mnogi delamo od doma, je pomembno, da elektronska pošta ne kroji celega dne ..

Verjetno vsi poznamo koga, ki se zavestno trudi, da ima v svojem elektronskem poštnem nabiralniku karseda malo neprebranih mailov, medtem ko drugi popolnoma brez težav preživijo z nekaj sto nakopičenimi maili, ki jih preprosto ignorirajo. Večina je razpeta med željami in realnostjo - želeli bi imeti prazen poštni predal in vse pod nadzorom, imajo pa več deset ali sto neprebranih mailov. 

Ob nenehnem razmišjanju o elektronski pošti se je težko skoncentrirati na ostale aktivnosti, saj vam misli nenehno uhajajo k tistemu "kupu" neprebranih mailov. To je izredno pomembno že ko smo na delovnem mestu, pri delu od doma pa se pojavi še ena težava. Ne le, da razmišljanje o elektronskem predalu vpliva na našo produktivnost - dogaja se, da nanj mislimo tudi ko naj bi z delom že zaključili. 

Nič ni vedno pravi odgovor

Strokovnjak na področju produktivnosti Merlin Mann je razvil rigorozni pristop k upravljanju elektronske pošte, ki se imenuje "Inbox Zero". Najprej je potrebno izpostaviti, da "Zero" (slovensko nič) ne predstavlja števila mailov, ki se nahajajo v predalu elektronske pošte, temveč je to "čas, ki ga možgani posameznika preživijo v predalu elektronske pošte", torej čas, ko mislimo na elektronsko pošto.


Mann je za vsako elektronsko sporočilo, ki ga dobimo, identificiral pet možnih aktivnosti, ki potencialno sledijo po prejemu: "izbriši, delegiraj, odgovori, odloži, naredi". S tem ko vso nepomembno pošto izbrišemo, delegiramo ali odložimo, počistimo svoj predal in dosežemo zadovoljstvo, ko v prejetih mailih zagledamo številko "nič". To pa ni bistvo zgoraj izpostavljene tehnike "Inbox Zero", kajti naši možgani so lahko kljub "ničli" ob prejetih sporočilih še vedno ostali v poštnem predalu.


Pomembno je torej, da ne razmišljamo ves čas o tem, ali smo pravkar prejeli kakšen mail in kaj bomo z maili, ki nas čakajo v poštnem predalu.


Treba je razumeti psihologijo elektronske pošte

"Ko dobimo obvestilo o neprebrani elektronski pošti, programska oprema v resnici uporabi vedenjsko tehniko Zeigarnikov efekt," razlaga Beatrice Andrew, znanstvenica in svetovalka pri Verj. Princip temelji na dejstvu, da ljudje radi dokončamo nedokončane stvari in ob tem občutimo zadovoljstvo.


"Namesto, da poštni predali upravljajo z nami, moramo najti način, kako bodo ti delali za nas na karseda učinkovit način," izpostavlja Andrewsova. Prva stvar, ki si jo moramo zapomniti je, da imamo vsi svoje prioritete in moramo ljudem enostavno pustiti prostor, da elektronsko pošto upravljajo na sebi optimalen način. 


Upravljajte s poštnim predalom - in ne obratno

"Elektronska pošta je za mnoge navada. Ali je ta navada konstruktivna ali destruktivna pa je odvisno od posameznikovih prioritet in odgovornosti," pravi Andrewsova. 

Kako poskrbeti, da ne bomo sužnji elektronske pošte.:

  • pregledujemo elektronsko pošto samo ob določenih urah oz. terminih;
  • izklopimo obvestila, ki nas stalno opominjajo nanjo;
  • vklopimo "Out Of Office", če vemo, da na določene maile ne bomo uspeli odgovoriti pravočasno ter s tem preprečimo stres in nestrpnost pri pošiljateljih.

Poleg teh nasvetov moramo drug do drugega biti solidarni in slediti nekim osnovnim pravilom komunikacije preko elektronske pošte. Za pisanje uporabimo jasen jezik, prav tako pa jasno izrazimo, ko je naloga usmerjena na določeno osebo v komunikaciji.


"Elektronsko pošto moramo dojemati kot orodje in ne nekaj, kar nas vodi. Uporabimo jo v svojo korist, pri tem pa si postavimo jasne meje. Če v elektronski pošti ne vidite dodane vrednosti, razmislite, kaj bi lahko spremenili za izboljšanje uporabniške izkušnje," zaključi Andrewsova. 


Razmislite, kateri način upravljanja z elektronsko pošto je za vas najbolj optimalen in nikakor ne dovolite, da je e-pošta tista, ki vam narekuje tempo življenja. 











KOMENTIRAJ

X



ANKETA
Arhiv anket

Uporabljate za fotografiranje fotoaparat ali pametni telefon?







ZADNJE RAČUNALNIŠKE TEŽAVE IN REŠITVE

ZADNJE KOMENTIRANE NOVICE

Pametna ptičja hišica slovenskih korenin 1
slo81a  |  nevem v čem je smisel
Amazon s posebno tehnologijo nad spletne pira... 1
bojan  |  tole bo menda konec VPNjev
Resne težave za uporabnike telefonov iPhone 1... 3
slo81a  |  čefur pejd domov koze past in ovce nateg...
Izmerite telesno temperaturo, utrip in nasiče... 2
slo81a  |  za merjenje kisika sem naročil,ne dela s...
Tudi pošiljanje mailov onesnažuje okolje 1
slo81a  |  povejte to maršalu Twitoju.
RN KANAL




e-novice Želim brezplačno izdajo uredniškega izbora
najboljših računalniških novic na e-mail
Potrdi
(predogled)
(predogled)
(predogled)


100% skrbno bomo varovali vašo zasebnost in odnaročili se boste lahko kadarkoli!
Twitter




V zgornje okence vpišite vaš elektronski naslov, na katerega boste prejeli nadaljna navodila.

Mozilla Firefox

Kliknite na meni Orodja (Tools) in izberite Možnosti (Options)
V zavihku Splošno (Main) v polje Domača stran (Home Page) vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb V redu (OK)

Internet Explorer

Kliknite na meni Orodja (Tools) in izberite Internetne možnosti (Internet Options)
V zavihku Splošno (General) v polje Home Page (Domača stran) vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb V redu (OK)

Chrome

Hkrati pritisnite ALT+F in izberite Možnosti
V zavihku Osnove kliknite na gumb Uporabi trenutno stran
Kliknite na gumb Zapri

Netscape Navigator

Kliknite na meni Tools in izberite Options
V zavihku Main v polje Home Page vpišite naslov rn.si
Kliknite na gumb OK

Opera

Hkrati pritisnite CRTL+F12
Kliknite gumb »Use current«
Kliknite na gumb OK

Safari

Hkrati pritisnite tipki CTRL+","
Izberete zavihek General
Kliknite gumb »Set to current page«

Mozilla Firefox

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Shrani (Save)

Internet Explorer

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Dodaj (Add)

Chrome

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb Končano (Finish)

Netscape Navigator

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK

Opera

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK

Safari

Hkrati pritisnite tipki CTRL+D
Kliknite na gumb OK