¿Por qué las oficinas flexibles son un éxito cada vez mayor?

Para muchas empresas, el traslado de oficinas es una experiencia muy estresante. De todos modos, la asociación de intereses What Works Wellbeing ha conseguido hacerlo seis veces en ocho años.

La empresa, que recopila y analiza datos sobre cómo mejorar el bienestar laboral, nunca firma contratos de arrendamiento a largo plazo, sino que paga el uso de espacios compartidos para su sede en Londres tres días a la semana. Cada mes, organizan jornadas de equipo en las que amplían su capacidad, alquilando salas de reuniones adicionales en el edificio y también mesas de empresas vecinas.

“Hemos acordado con los equipos [de otras organizaciones] que están al lado nuestro que podemos utilizar los espacios de cada uno”, dijo. nancy hola, director ejecutivo.

Caída del mercado inmobiliario comercial

Hey es pionera de la llamada oficina flexible. Si bien la marca más reconocida en este sector, WeWork, se ha derrumbado tras años de mala gestión, el modelo que popularizó sigue vigente, reinventado como "espacios flexibles".

El concepto se solapa en cierta medida con el de "coworking", pero incluye varias subcategorías: distintos tipos de oficinas compartidas con diversos servicios, como suites ejecutivas e incubadoras, oficinas de tiempo compartido y escritorios por horas. Si bien el "coworking" se dirigía inicialmente principalmente a particulares y startups, las oficinas flexibles también pueden ser de interés para empresas más grandes y consolidadas. Parecen ser especialmente adecuadas para la pospandemia: las empresas siguen abandonando los espacios de trabajo fijos, ya que el teletrabajo está en constante auge.

Los cambios en la forma de trabajar de la gente ya han causado perturbaciones en el sector inmobiliario comercial.

Las tasas de desocupación de oficinas en el Reino Unido y Estados Unidos se mantienen en máximos históricos, según la firma de investigación CoStar. Algunas de las caídas de valor han sido espectaculares: el edificio de oficinas más grande de San Luis, la antigua Torre AT&T, que se vendió por 205 millones de dólares en 2006, está a punto de salir a subasta, con ofertas que parten de los 2,5 millones de dólares.

Algunas oficinas redundantes se convertirán en complejos de apartamentos, pero en muchos casos esto es imposible debido a leyes de zonificación restrictivas o estructuras de construcción inadecuadas. Por tanto, estos espacios tendrán que convertirse en oficinas, pase lo que pase.

Nueva flexibilidad

La mayoría de las empresas aún buscan espacio de oficina; pocos jefes aprueban el teletrabajo a tiempo completo. Sin embargo, los inquilinos se encuentran en un mercado comprador, reacios a firmar los contratos de arrendamiento de cinco o diez años que antes eran la norma. Las empresas buscan mayor flexibilidad, a menudo con "plazos de arrendamiento más cortos y mayor libertad para ampliar o reducir el espacio total", según la consultora inmobiliaria CBRE. Dado que los inquilinos pueden abandonar la oficina con poca antelación, los propietarios se ven constantemente presionados para ofrecer espacios de trabajo atractivos, a veces con gimnasios o incluso guarderías.

Por primera vez, muchos trabajadores pueden elegir una oficina cuya ubicación y cultura les convengan, en lugar de desplazarse a una oficina que su empresa alquiló accidentalmente hace años.

Por ahora, las oficinas flexibles siguen siendo una rareza: según CBRE, representan solo el 1,7 por ciento de todas las oficinas en EE. UU.

Pero cada vez hay más casos que confirman la tendencia descrita. Dado que muchos empleados acuden a la oficina solo dos o tres días a la semana, algunas empresas utilizan el "modelo de tiempo compartido": compartir espacio con una empresa que trabaja en días diferentes.

Incluso en barrios suburbanos y pueblos pequeños, están apareciendo "espacios flexibles", diseñados para trabajadores que ya no se desplazan a la oficina. Estas personas ahora trabajan desde casa, pero en realidad no realizan gran parte de su trabajo desde casa. Algunos teletrabajadores tienen que buscar un tercer espacio debido al hacinamiento o al ruido de los niños. Los empleadores a menudo les ayudan a alquilar un escritorio cerca de casa. Spotify, por ejemplo, ofreció a los empleados "membresías de coworking si quieren trabajar desde la oficina".

Siempre listo para los cambios

Hey dijo que este modelo permitió que What Works Wellbeing se moviera fácilmente cuando las necesidades de espacio cambiaban o, en un caso, cuando el administrador de la propiedad no pagaba el alquiler y los empleados llegaban una mañana y encontraban la oficina cerrada.

Siempre han compartido espacio de oficinas con otras organizaciones, lo que ha dado lugar a asociaciones valiosas.

“En ocho años tuvimos al menos seis oficinas diferentes. Lo que nos resulta muy útil es salir con gente parecida a ti."," dijo ella.

IWG, el mayor rival de WeWork en materia de coworking, anunció que ha "lanzado un importante programa de expansión y añadirá 1.000 espacios a su red global durante el próximo año, la mayoría de los cuales estarán en zonas suburbanas y rurales, a menudo en pueblos pequeños".

Estos “espacios flexibles” en pueblos pequeños pueden convertirse en centros para las comunidades locales: lugares donde la gente se conoce.

Algunos inquilinos de espacios flexibles serán empresas emergentes. La flexibilidad les permite comenzar con costos de oficina mínimos y luego aumentarlos rápidamente si crecen. Otras pequeñas empresas pueden optar por compartir oficinas flexibles con empresas similares.

“Si no sois muchos en la oficina, es más seguro e interesante estar entre la gente.", explicó Hey. Una mujer que trabaja sola hasta tarde en una oficina vacía puede sentirse insegura, añadió.