Doma brez službenih mailov? Misija nemogoče

Študije kažejo, da bi lahko prepoved dostopanja do službene elektronske pošte izven delavnika za zaposlene povzroči več škode kot koristi. Raziskovalci Univerze Sussex ugotavljajo, da bi lahko na določene zaposlene prepoved uporabe službene elektronske pošte pozitivno vplivala, medtem ko bi pri ostalih to pomenilo padec delovne uspešnosti, slabše doseganje ciljev ipd. Podjetja po vsem svetu v vedno večji meri sprejemajo ukrepe, ki se dotikajo uporabe službene elektronske pošte izven delavnika. Francija je podala celo nekaj predlogov zakonov, ki naj bi urejali to področje.

Kljub vsemu pa se z rezultati raziskave strinja tudi precejšnje število kadrovskih agencij in podjetij. Glede na podatke raziskave bi lahko striktne prepovedi glede službenih mailov imele negativne učinke na zaposlene z »visoko ravnjo nevroticizma«. Izkazalo se je, da ti ljudje potrebujejo svobodo pri upravljanju s svojim poštnim predalom, ne glede na to, ali so doma ali v službi. V nasprotnem primeru lahko ta ista oseba občuti še večji stres in obremenitev, kot bi ga sicer.

Dr. Emma Russel, predavateljica na Univerzi Sussex pravi, da kljub najboljšim namenom glede omejevanja uporabe službene elektronske pošte, ena rešitev za vse uporabnike ni primerna in ni niti mogoča. Dejstvo je, da se delovna mesta po podjetjih močno razlikujejo in zato praktično ni mogoče, da bi za vse zaposlene bila primerna ista rešitev. Če bi recimo nekomu, ki prioritizira doseganje ciljev in delo od doma, ukinili dostop do elektronske pošte, bi po vsej verjetnosti iz njegove strani naleteli na negativen odziv. Ljudje smo si med seboj različni in zato morajo podjetja zelo pazljivo pristopiti k vpeljavi tovrstnih sprememb.

»Ljudje morajo upravljati s svojo elektronsko pošto na način, ki se jim zdi najbolj primeren za njihovo osebnost in ciljne prioritete. Morajo imeti občutek, da sami upravljajo svoje delovne zadolžitve tako, da jih te ne obremenjujejo preveč«, je dodala Russelova. Podjetja so se po svetu lotila reševanja problema na različne načine. Eden od načinov, kako so se zadeve lotili pri Wolkswagnu je, da lahko zaposleni prejemajo elektronska sporočila od pol ure pred delavnikom naprej do pol ure po delavniku. Med vikendi pa recimo sploh ne morejo prejemati in pošiljati pošte.

Lansko leto so recimo Lidlovi šefi v Belgiji ustavili vso interno službeno pošto med 18. in 7. uro. S tem želijo doseči, da se zaposleni odklopijo in spočijejo.

»Pravica, da se izklopimo«

Vlade po Evropi razmišljajo o tem, kako politike na tem področju implementirati širše. Kot že omenjeno se je v Franciji leta 2017 pojavil zakon, ki od podjetij z več kot 50 zaposlenimi zahteva, da določijo ure, v katerih naj zaposleni ne bi pošiljali in odgovarjali na e-maile. Kljub temu pa obstaja dvom, da se bodo vsi držali tega pravila.

Ravno v začetku letošnjega leta je mesto New York vložilo predlog, da bi postalo prvo mesto v ZDA, ki bi zaposlenim omogočalo »pravico do izklopitve« po službi. Dejstvo je, da je tehnologija močno zabrisala mejo med zasebnim življenje in delom. S takšnimi in podobnimi ukrepi bi lahko zaposleni spet začeli bolj mirno preživljati svoj čas doma.

Kljub številnim iniciativam, ki govorijo o tem, kako bi zaposleni doma morali »izklopiti«, bi lahko splošna prepoved uporabe službenega maila pri določenih ljudeh povzročila velik stres. Ti ljudje so navajeni na fleksibilno delovno okolje in dotična prepoved bi pomenila omejevanje njihove svobode. »Delodajalci morajo postaviti jasna pravila igre. Enostavno morajo zagotoviti, da ljudje, ki uporabljajo službeno elektronsko pošto izven delovnega časa, to počnejo, ker jim to paše«, je dodala Russelova.