Kako premagati najhujše distrakcijske navade (gledanje mailov)?

Kako pogosto se vam zgodi, da se ob koncu dneva počutite ne samo izmučene, temveč imate poleg tega še občutek, da vam ni uspelo nič pametnega narediti? Če je vaš odgovor »vedno«, ali »zelo pogosto«, potem niste edini. Najbolj profesionalne službe imajo večopravilnost praktično med osnovnimi veščinami. Nenehno se ubadamo z vodenjem projektov, upravljanjem s komunikacijo in ob tem še reševanjem takšnih in drugačnih motenj, ki prihajajo iz različnih smeri.

Konstantne distrakcije na človeku pustijo občutek delno dokončanih opravil in mešanih misli. Imamo občutek utrujenosti in preobremenjenosti. Ko naši najbolj naporni dnevi ne vsebujejo občutka izvršenih opravil, nismo zadovoljni s tem, kar počnemo, ali še huje, smo popolnoma demotivirani. To pa je na daljši rok recept za izgorelost.

Po pisanju portala Harvard Business Review so distrakcije največje ovire na poti do zadovoljnega zaposlenega. Raziskave kažejo, da med delom pogosto skačemo med opravili, včasih celo na par minut in te motnje vplivajo na to, da delamo hitreje, kar povzroča stres, več frustracij, časovni pritisk in še kaj bi se našlo. Vse to pa ne vpliva zgolj na našo učinkovitost pri delu, temveč na to, kako živimo.

Profesor Cal Newport definira »deep work«, kot sposobnost osredotočenja na kognitivno zahtevno opravilo brez distrakcij. Kot sam pravi je glavna prednost tega, da lahko v krajšem času pridemo do boljših rezultatov. Newport še dodaja, da je »globoko učenje« nujni, sestavni del človeškega razmišljanja. Najprej potrebujemo čas, da začnemo, se osredotočimo in v celoti namenimo vse svoje resurse najbolj pomembnemu delu. Z resursi mislimo na naše znanje, modrost in izkušnje, poleg tega pa vso našo empatijo, strast, prijaznost in vse ostale kvalitete, ki nas krasijo na dnevni ravni.

Predstavljajte si naslednjo situacijo: vaša naloga je prekolesariti 10 kilometrov. Počasi začnete poganjati pedale in stopnjevati hitrost ter nabirati razdaljo, ko nekaj nepričakovanega stopi na zavore. Ker ste se ustavili in izgubili ritem, morate začeti znova in v to vložiti več energije. Predstavljajte si, da vsakič, ko pridobite na hitrosti, morate stopiti na zavoro. To pomeni, da morate vseskozi poganjati pedale na polno. Koliko časa boste potrebovali za dosego cilja? Koliko težje vam bo? To je moč vaših možganov in ravno to se dogaja ob distrakcijah, ki povzročajo najbolj naporne delovne dni.

Na žalost so za mnoge med nami distrakcije postale navada – takšna, ki se vedno znova prime in jo je zelo težko odpraviti. Tehnologija, ki uporablja različne sofisticirane tehnike od vedenjske psihologije naprej, nas vedno znova »napada« in problem samo še poglablja. Sčasoma, ko naša navada pridobi na moči, sami iščemo distrakcije. Ko vse postane tiho, ali neko opravilo postane dolgočasno, posežemo po telefonih.

Vsi tisti, ki smo nagnjeni k distrakcijam, bomo ugotovili, da imamo krajši čas koncentracije in manj potrpljenja za fokusiranje na določeno stvar. Problemi, ki so povezani z distrakcijami, se nakopičijo: naša sposobnost opravljanja pomensko večjih opravil se zmanjša, poleg tega pa se zmanjša še želja po opravljanju teh opravil.

Strokovnjaki pravijo, da je eden od načinov, kako izboljšati svojo produktivnost, ne toliko v »upravljanju s časom«, temveč v »upravljanju s pozornostjo«. Tri enostavne, osnovne stvari, ki jih lahko vsak naredi, da začne stvari premikati v pravo smer so, da se zavedamo problema, da načrtujemo strategijo, kako problem odpraviti in da izkoristimo princip aktivacijske energije.

Prvi korak je zavedanje, kajti navade, ki se je ne zavedamo, ne moremo spremeniti. Vprašajmo se, kako pogosto in zakaj si dovolimo, da nam nekaj ali nekdo ukrade pozornost. Vsakič, ko se »zalotimo«, da se odmaknemo od opravila, brez, da bi to storili namerno, zapišemo to na kos papirja. Nato razmislimo, kaj je povzročilo distrakcijo in tudi to zapišemo.

Ko enkrat to ugotovimo, lahko najdemo način, kako problem rešimo. Na primer, vprašajte sebe in ostale, kaj točno boste naredili, da ne bi prihajalo do distrakcij, ali kaj točno boste rekli, ko vas nekdo kljub vsemu zmoti. Ali pa se vprašajmo, kaj bomo naredili, da ne bomo posegali po telefonu. Zapišemo te ideje in jih preizkusimo v praksi ter na koncu zapišemo, ali so bile uspešne. Čez čas bomo ugotovili, kaj deluje in kaj ne.

Tretji način, kako se znebiti navade distrakcije je princip »aktivacijske energije«. Na primer, da bi začeli z delom na težjih, pomembnih nalogah, si jih zapišemo in to zelo jasno in natančno. Namesto, da na naš »to-do-list« napišemo »napiši članek«, napišemo »napiši 4 glavne poudarke članka«. Namesto »analiziraj poročilo« napišemo »identificiraj glavno idejo v prvi sekciji poročil«. Če se sliši hitro in enostavno, obstaja večja možnost, da jo bomo naredili. Torej poskrbimo, da je vse slišati hitro in enostavno. Najtežje je začeti.

Distrakcije nam dajejo občutek izčrpanosti in kot že omenjeno, imamo občutek, kot da nismo dosegli nič, razen tega, da smo vseskozi zaposleni. Ker pa stvar postane navada, pogosto nismo moteni s strani drugih, temveč se motimo sami. Da bi se izognili izgorelosti, moramo problem prepoznati in narediti načrt, kako ga rešiti.