Upravljanje delodajalca z e-pošto zaposlenega

Zasebnost na delovnem mestu

Zaposleni vsaj tretjino dneva preživi na delovnem mestu, vpet v delovne procese podjetja, kjer opravlja svoje delo. Pogovorno večkrat lahko zasledimo rek »Delo je naš drugi dom«, zato je na mestu vprašanje, kakšno zasebnost lahko delavec pričakuje na delovnem mestu. V tem prispevku se bomo osredotočili predvsem na vprašanje, ali delodajalec lahko nadzoruje službeno elektronsko pošto zaposlenega in vprašanje, ali lahko delodajalec preusmeri elektronsko pošto zaposlenega, ki mu je delovno razmerje prenehalo.

Nadzor nad elektronsko pošte zaposlenega

Večina zaposlenih pri svojem delu zaradi hitrejše komunikacije uporablja elektronsko pošto. Praviloma elektronski naslov delavcu dodeli podjetje za namen komunikacije s poslovnimi partnerji, drugimi zaposlenimi in ostalimi deležniki poslovnega procesa podjetja. Službeno elektronsko pošto delavec pretežno uporablja v namene službene korespondence (korespondenca s poslovnimi partnerji, kupci, dobavitelji, državnimi organi…). Seveda pa je nemogoče pričakovati, da delavec ne bi službene elektronske pošte občasno uporabil tudi v namen zasebne korespondence bodisi zavedno ali po nesreči. Poštni predal zaposlenega torej vsebuje sporočila osebne in službene narave. Na mestu je vprašanje, ali ima delodajalec kot lastnik sredstev za komunikacijo v podjetju, pravico do vpogleda v elektronsko pošto oziroma elektronsko korespondenco zaposlenega?

Kljub temu, da ima delodajalec interes za vpogled v elektronsko korespondenco zaposlenega bodisi iz razloga nadziranja dela zaposlenega ali odkrivanja disciplinskih prekrškov zaposlenih ipd., delodajalec brez privolitve zaposlenega ne sme vpogledovati oziroma brati elektronske korespondence zaposlenega, saj lahko zaposleni tudi pri uporabi službenih komunikacijskih sredstev pričakuje ustrezno stopnjo zasebnosti. Delodajalec ima pravico omejiti uporabo službenega elektronskega naslova delavca v smislu: velikosti poštnih predalov, velikosti datotek, ki jih delavec lahko pošilja, nastavitve filtrov elektronske pošte, ki preprečujejo dodajanje priponk ipd. Tudi če sta se delodajalec in delavec v pogodbi o zaposlitvi dogovorila, da ima delodajalec vpogled v elektronsko korespondenco zaposlenega, taka določba v pogodbi o zaposlitvi delodajalcu ne daje pravice do vpogleda v elektronsko pošto zaposlenega. Navedeno pojasnjuje tudi informacijska pooblaščenka v več odločbah npr. št.092-4/2006/534, 092-4/2006/536.

Ali lahko delodajalec preusmeri elektronsko pošto nekdanjega zaposlenega na drug naslov?

V vsakem podjetju se zgodi, da zaposleni iz takih ali drugačnih razlogov podjetje zapustijo. Odhod zaposlenega pa pomeni tudi prenehanje pravice do komunikacije preko službenih naslovov in uporabe službenih komunikacijskih sredstev. Delodajalec mora ob odhodu delavca deaktivirati elektronski poštni predal delavca ter praviloma delavcu odvzeti službena komunikacijska sredstva. Torej ali delodajalec lahko preusmeri elektronsko pošto nekdanjega zaposlenega na drug elektronski naslov? Stališče sodišča in informacijske pooblaščenke je v tem primeru jasno in določa, da delodajalec nikakor ne sme preusmeriti elektronske pošte nekdanjega zaposlenega na drug elektronski naslov oziroma naslov drugega zaposlenega. Prav tako delodajalec nikakor ne sme ohraniti aktivnega službenega naslova nekdanjega zaposlenega, ampak ga mora ukiniti.

Izjemo od pravila prepovedi preusmeritve elektronske pošte predstavlja pregled in preusmeritev elektronske pošte zaposlenega, ki je nenadno umrl ali hudo zbolel. V tem primeru je smiselno, da se podjetje na take izredne situacije pripravi s sprejetjem internih pravil, ki določajo ravnanje podjetja z elektronsko pošto in elektronskimi napravami zaposlenega, ki je umrl ali nenadno hudo zbolel. V primeru, da v podjetju ni internih pravil, ki bi določala ravnanje, pa mora podjetje ob vpogledu v elektronsko pošto in naprave umrlega, ravnati z ustrezno skrbnostjo pri zagotavljanju in varovanju zasebnosti umrlega zaposlenega.

Kaj pa v primeru zamenjave elektronskega naslova istega zaposlenega zaradi spremembe firme družbe, ki je posledica združitve, prevzema ali drugega statusnega preoblikovanja družbe?

V praksi se redno dogaja, da se družbe v zasledovanju svojega poslovnega cilja statusno preoblikujejo v smislu združitev, delitev, prevzemov… V primeru združitve večih družb, novo podjetje velikokrat spremeni podobo družbe (firmo, grafično podobo, logotip…). V takih primerih družba praviloma tudi zamenja službene elektronske naslove zaposlenih. Lahko se zgodi, da imajo poslovni partnerji ali stranke v svojih evidencah še vedno zapisane stare elektronske naslove ter tako še vedno pošiljajo elektronsko pošto na stare elektronske naslove zaposlenih. V takem primeru se poraja vprašanje, ali je z vidika varstva zasebnosti, preusmeritev pošte na nov elektronski naslov istega zaposlenega dovoljena? V primeru, ko je avtomatska preusmeritev e-pošte vezana izključno na dva sicer različna e-naslova, ki pa sta dodeljena istemu zaposlenemu in torej ne prihaja do situacij, ko bi lahko osebni podatki in/ali vsebina prišla v roke nepooblaščenih tretjih oseb, potem navedena preusmeritev ne pomeni nedovoljenega posega v zasebnost. Na tem mestu je potrebno opozoriti, da je potrebno preusmeritev iz starega na nov e-poštni naslov časovno omejiti ter pošiljatelje z avtomatskim opozorilom opozoriti, da e-pošta ni več v uporabi oziroma aktivna ter bo preusmerjena na novo e-pošto istega naslovnika ali naslovnik sporočila ne bo prejel oz. prebral ter na kateri drugi naslov naj se obrnejo.

Več podatkov s področja informacijske varnosti je na voljo na spletni strani Varnost podatkov.