Kaj mora IT zagotoviti upravi, da je v skladu z zakoni?

bizBox.eu je napredna spletna platforma v oblaku, ki omogoča uporabnikom prijazno brezpapirno poslovanje in povezovanje z drugimi poslovnimi partnerji brez dodatnih namestitev programske opreme in stroškov. bizBox spletne storitve so integrirane v več kot 40 ERP in DMS poslovnih rešitev v Sloveniji in regiji in ena od teh storitev je tudi certificirana storitev eHramba.si.

Elektronska hramba dokumentov lahko v povezavi z ePošto, eIzmenjavo, dokumentnimi sistemi in računovodskimi aplikacijami nadomesti papirno dokumentacijo in optimizira procese. Dober primer digitalizacije poslovanja je prav eHramba.si, ki omogoča varno, nadzorovano in sledljivo poslovanje z eDokumenti v različnih sistemih. eDokumente lahko na primer prejemate v vaš online bizBox račun ali v obstoječi ERP sistem. In prav to si želimo – imeti vse na enem mestu in pod nadzorom.

Centralizacija omogoča tudi povezovanje različnih aplikacij in procesov brez dodatnih investicij. Več o tem najdete na www.bizbox.eu/si.

Optimizacija, preglednost, nižji stroški

Kakšne so torej prednosti rešitve eHramba.si? Prva je zagotovo optimizacija poslovnih procesov, saj enotno vodenje in uporaba dokumentacije omogoča enkratni vnos dokumentov, njihovo urejanje in upravljanje ter prilagoditve glede na specifike podjetja. Dostop in uporaba sta možna iz različnih sistemov. Dokumenti so dostopni kjerkoli in kadarkoli skladno z varnostnimi pravili organizacije. Tako lahko do njih dostopate preko spleta, lokalno ali mobilno – izbira je vaša.

Za vsako podjetje oziroma organizacijo je ena pomembnejših stvari tudi zniževanje stroškov operativnega poslovanja. eHramba.si odpravlja veliko ročnega dela pri zajemu, urejanju hranjenja gradiva in podobno. Pri uvedbi storitve eHramba.si ne potrebujete velikih investicij, ni stroškov opreme, licenc in vzdrževanja. Storitev se plačuje po uporabi, glede na količino prostora ter omogoča številne prilagoditve.

Varnost in podpora 24/7

Povezljivost eHramba.si in internih informacijskih sistemov omogoča uporabo eDokumentov preko obstoječih vmesnikov ter sistemov. Omogoča tudi napredne sisteme varovanja, hrambo na več različnih lokacijah…

Napredna arhitektura sistema omogoča nadzorovano uporabo gradiva in preprečevanje izgube ali izbrisa poslovne dokumentacije. Poleg tega je zagotovljen nadzor nad uporabniki in njihovimi aktivnostmi.

eHramba.si zagotavlja tudi nadzor, upravljanje in omejevanje dostopov, možnost označevanja dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke ter revizijske sledi po vseh aktivnostih na hrambi in dokumentih. V vsakem trenutku tako vemo, kdo in kaj je iskal, do česa je dostopal – imamo torej pregled nad vsemi spremembami, ki so se dogajale.

Uporabnikom v ZZI nudijo tudi podporo pri uvedbi sistema, svetovanje, pravno pomoč in izobraževanja. Pa tudi 24/7 podporo. Poleg tega poskrbijo tudi za nadzorovano uničenje dokumentov po preteku roka hrambe in odbiranje arhivskih dokumentov za predajo pristojnemu arhivu.

V ZZI poudarjajo, da eHramba.si razvijajo z mislijo na potrebe uporabnikov in prilagajajo funkcionalnosti njihovim potrebam ter pričakovanjem. Njihov cilj je certificirana, kakovostna in varna ter uporabniku prijazna, cenovno dostopna eHramba.si dokumentarnega gradiva, ki je prilagodljiva različnim željam in potrebam poslovnih uporabnikov – in to jim odlično uspeva.

Bodite pametni in že danes poskrbite za svojo dokumentacijo, tako kot več kot 700 podjetij in organizacij v Sloveniji, ki že uporabljajo eHramba.si.

O eHrambi

eHramba.si je certificirana kot zakonsko skladna rešitev in storitev pri Arhivu RS. S tem ZZI prevzema odgovornost za zagotavljanje delovanja, varnosti in funkcionalne skladnosti z zahtevami zakonodaje. ZZI (eHramba.si) ima tudi potrjena notranja pravila, poleg tehnoloških zahtev glede dolgoročne varne hrambe dokumentarnega gradiva (MoReq) so v sistemu eHramba.si upoštevani tudi najpomembnejši standardi, ki urejajo organizacijo arhivske službe, poslovanje z elektronskimi dokumenti in popisovanje arhivskega gradiva.

S certifikacijo podjetja ZZI d.o.o. zagotavljajo uporabniku enakovreden pravni status (dokazno vrednost) dokumentov, hranjenih v sistemu eHramba.si, z dokumenti, hranjenimi v materialni obliki oz. na papirju.

(P.R.)