Perché gli uffici flessibili sono un successo crescente?

Per molte aziende, il trasferimento degli uffici è un’esperienza molto stressante. In ogni caso, l’associazione di interesse What Works Wellbeing è riuscita a farlo sei volte in otto anni.

L'azienda, che raccoglie e analizza dati su come migliorare il benessere sul posto di lavoro, non stipula mai contratti di locazione a lungo termine, ma paga l'utilizzo di spazi condivisi per la sua sede centrale di Londra tre giorni a settimana. Ogni mese organizza "giornate di gruppo" durante le quali amplia la propria capacità, affittando ulteriori sale riunioni nell'edificio e anche tavoli da aziende vicine.

"Abbiamo concordato con i team [di altre organizzazioni] che si trovano accanto a noi di poter utilizzare gli spazi di ciascuno", ha affermato. Nancy Ciao, direttore esecutivo.

Crollo del mercato immobiliare commerciale

Hey è una pioniera del cosiddetto ufficio flessibile. Mentre il marchio più noto in questo campo, WeWork, è crollato dopo anni di cattiva gestione, il modello da lei reso popolare sopravvive, rivisitato in chiave di "spazi flessibili".

Il concetto si sovrappone in una certa misura al concetto di "co-working", ma presenta diverse sottocategorie: diverse tipologie di uffici condivisi con vari servizi inclusi, tra cui suite executive e incubatori, uffici in multiproprietà e "scrivanie orarie". Mentre il "co-working" era inizialmente rivolto principalmente a privati e start-up, gli uffici flessibili possono essere di interesse anche per aziende più grandi e consolidate. Sembrano essere particolarmente adatti al periodo post-pandemico: le aziende stanno ancora abbandonando gli spazi di lavoro fissi, poiché il lavoro da remoto è in costante aumento.

I cambiamenti nel modo in cui le persone lavorano hanno già causato disagi nel settore immobiliare commerciale.

Secondo la società di ricerca CoStar, i tassi di sfitto degli uffici nel Regno Unito e negli Stati Uniti rimangono a livelli record. Alcuni dei cali di valore sono stati spettacolari: il più grande edificio per uffici di St. Louis, l'ex AT&T Tower, venduto per 205 milioni di dollari nel 2006, sta per essere messo all'asta, con offerte a partire da 2,5 milioni di dollari.

Alcuni uffici in esubero verranno trasformati in complessi residenziali, ma in molti casi ciò sarà impossibile a causa di leggi urbanistiche restrittive o di strutture edilizie inadeguate. Pertanto, questi spazi dovranno diventare uffici, qualunque cosa accada.

Nuova flessibilità

La maggior parte delle aziende desidera ancora spazi per uffici; pochi dirigenti approvano il lavoro da remoto a tempo pieno. Ma gli inquilini si trovano in una situazione di mercato favorevole agli acquirenti, riluttanti a firmare i contratti di locazione quinquennali o decennali che un tempo erano la norma. Le aziende cercano nuova flessibilità, spesso con "contratti di locazione più brevi e maggiore libertà di espandere o ridurre lo spazio complessivo", secondo la società di consulenza immobiliare CBRE. Con gli inquilini liberi di lasciare l'ufficio con breve preavviso, i proprietari sono costantemente sotto pressione per offrire spazi di lavoro attraenti, a volte completi di palestre o persino di servizi di assistenza all'infanzia.

Per la prima volta, molti lavoratori possono scegliere un ufficio la cui posizione e cultura li soddisfano, invece di recarsi in un ufficio che la loro azienda ha affittato accidentalmente anni fa.

Per ora, gli uffici flessibili sono ancora una rarità: secondo CBRE, rappresentano solo l'1,7% di tutti gli uffici negli Stati Uniti.

Ma sono sempre più numerosi i casi che confermano la tendenza descritta. Poiché molti dipendenti si recano in ufficio solo due o tre giorni a settimana, alcune aziende utilizzano il "modello multiproprietà": la condivisione di spazi con un'azienda che lavora in giorni diversi.

Anche nei quartieri periferici e nelle piccole città, stanno spuntando "spazi flessibili", pensati per i lavoratori che non si recano più in ufficio. Queste persone ora lavorano da casa, ma in realtà non svolgono gran parte del loro lavoro da casa. Alcuni lavoratori da remoto devono trovare un terzo spazio a causa di spazi abitativi angusti o bambini rumorosi. I datori di lavoro spesso li aiutano ad affittare una scrivania vicino a casa. Spotify, ad esempio, ha offerto ai dipendenti "abbonamenti di co-working se desiderano lavorare dall'ufficio".

Sempre pronto ai cambiamenti

Hey ha affermato che questo modello ha consentito a What Works Wellbeing di spostarsi facilmente quando le esigenze di spazio sono cambiate o, in un caso, quando l'amministratore della proprietà non ha pagato l'affitto e i dipendenti sono arrivati una mattina e hanno trovato l'ufficio chiuso.

Hanno sempre condiviso gli spazi degli uffici con altre organizzazioni, il che ha portato a preziose partnership.

“In otto anni abbiamo avuto almeno sei sedi diverse. Ciò che troviamo molto utile è uscire con persone simili a te"," disse.

IWG, il principale concorrente di WeWork nel settore del co-working, ha annunciato di aver "lanciato un importante programma di espansione e di aggiungere 1.000 spazi alla sua rete globale nel corso del prossimo anno, la maggior parte dei quali si troverà in zone suburbane e rurali, spesso in piccole città".

Questi “spazi flessibili” nelle piccole città possono diventare centri nevralgici per le comunità locali, luoghi in cui le persone hanno modo di conoscersi.

Alcuni locatari di spazi flessibili saranno start-up. La flessibilità consente loro di iniziare con costi d'ufficio minimi e di aumentarli rapidamente se crescono. Altre piccole imprese possono scegliere di condividere uffici flessibili con aziende simili.

“Se in ufficio non siete in molti, è più sicuro e interessante stare tra la gente", ha spiegato Hey. Una donna che lavora da sola fino a tardi in un ufficio vuoto può sentirsi insicura, ha aggiunto.